Sozialversicherungsbeiträge für Beschäftigte melden und zahlen

Wenn Sie Personen beschäftigen, müssen Sie die Sozialversicherungsbeiträge, die für diese Beschäftigten zu zahlen sind, der Sozialversicherung mitteilen.

Dazu reichen Sie der zuständigen Einzugsstelle monatlich einen sogenannten Beitragsnachweis ein. Die Einzugsstelle ist bei geringfügig Beschäftigten die Minijob-Zentrale und bei allen anderen Beschäftigten die gesetzliche Krankenkasse, bei der diese Mitglied sind.

Sie melden der jeweiligen Krankenkasse mit dem Beitragsnachweis die zu zahlenden Sozialabgaben für alle Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, für die diese Krankenkasse zuständig ist. Die Minijob-Zentrale benachrichtigen Sie mit dem Beitragsnachweis über die Summe der Abgaben für alle Ihre geringfügig Beschäftigten.

Die Beitragsnachweise müssen Sie elektronisch abgeben. Wenn Sie in Ihrem Betrieb ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, übermitteln Sie den Beitragsnachweis mit diesem Programm. Das erfolgt weitgehend automatisiert. Alternativ können Sie eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe verwenden, um die Daten an die Sozialversicherung zu übermitteln.

Die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG GmbH) bietet mit dem SV-Meldeportal eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe an, die Sie für den Beitragsnachweis nutzen können. Die Anwendung des Portals ist kostenpflichtig. Die im Beitragsnachweis gemeldeten Sozialversicherungsbeiträge müssen Sie fristgerecht an die Einzugsstelle zahlen. Wenn Sie der Krankenkasse beziehungsweise der Minijob-Zentrale ein Lastschriftmandat erteilt haben, bucht diese die Beiträge fristgerecht ab.

• § 28f Aufzeichnungspflicht, Nachweise der Beitragsabrechnung und der Beitragszahlung, Sozialgesetzbuch (SGB) IV
• Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV)

keine

• Der Sitz Ihres Unternehmens ist Deutschland.
• Die Beschäftigung unterliegt deutschem Sozialversicherungsrecht.

Die Leistung ist grundsätzlich kostenlos. Wenn Sie das SV-Meldeportal nutzen, fallen Nutzungsgebühren an.

Je nachdem, ob Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung im eigenen Betrieb vornehmen oder ausgelagert haben, können Sie den Beitragsnachweis selbst erstellen oder durch Ihren externen Dienstleister, also zum Beispiel Steuerberatung, Lohnbüro oder Servicerechenzentrum erstellen lassen.

• Wenn Sie ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, geben Sie den Beitragsnachweis mit diesem Programm ab.
• Wenn Sie kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, können Sie den Beitragsnachweis über eine Ausfüllhilfe wie zum Beispiel das SV-Meldeportal abgeben.
• Wenn Sie das SV-Meldeportal nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
  • Rufen Sie die Anwendung des Meldeportals auf.
  • Registrieren Sie sich für die Nutzung, falls noch nicht geschehen.
  • Melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten und Ihrer Betriebsnummer an.
  • Unter Formulare wählen Sie die Kachel „Beitragsnachweis“ und dort das allgemeine Formular oder das Formular für geringfügig Beschäftigte aus.
  • Füllen Sie das Formular aus. Alle Felder sind mit Hilfetexten hinterlegt. Auch ein Handbuch steht zur Verfügung.
  • Schicken Sie den Beitragsnachweis ab. Nachrichten und Rückmeldungen finden Sie in Ihrem SV-Meldeportal-Postfach.
  • Speichern Sie alle relevanten Unterlagen elektronisch oder drucken Sie diese zur Aufbewahrung aus und nehmen Sie sie zu den Entgeltunterlagen.

Annahme und Verarbeitung der übermittelten Daten: innerhalb von circa 15 Minuten

• Beitragsnachweis: spätestens zum fünftletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats, 00:00 Uhr
• Beitragszahlung: spätestens zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats, 00:00 Uhr

• Informationen zum Meldeverfahren im gemeinsamen Rundschreiben „Meldeverfahren zur Sozialversicherung“ auf der Seite des GKV-Spitzenverbands
• Informationsportal für Arbeitgeber der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG)
• Informationen zur Ausfüllhilfe SV-Meldeportal
• SV-Meldeportal der Sozialversicherung - Anleitungen und Erklärvideos
• Digitale Broschüre "Das neue SV-Meldeportal für Arbeitgeber"

Es gibt folgende Hinweise:

Bei über das Haushaltsscheck-Verfahren gemeldeten Beschäftigungen berechnet die Minijobzentrale die Beiträge und bucht sie halbjährlich ab.

Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS)